Interprétation du rapport statistique

a) Demandes reçues en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels

Entre le 1 er avril 2004 et le 31 mars 2005, DEO a reçu trois demandes de renseignements personnels en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels. Toutes les demandes ont été traitées durant la période couverte par ce rapport, dont deux au cours du délai initial de 30 jours et une dans un délai de 31 à 60 jours.

Pour deux des demandes, le demandeur a reçu une partie des documents demandés; les documents contenaient des renseignements au sujet d'une autre personne, ceux-ci ont dû être supprimés. DEO a reçu une plainte relative à une prorogation de délai; cette plainte a cependant été rapidement rejetée par le Commissaire à la protection de la vie privée. La troisième demande a entraîné une réponse néant.

b) Coûts et changements organisationnels

Les coûts salariaux totaux associés à l'application de la Loi sur la protection des renseignements personnels pour 2004-2005 sont estimés à 5 000 $. Les autres coûts s'élèvent à 2 500 $. On obtient un total de 7 500 $. Les ressources humaines nécessaires pour appliquer la Loi en 2004-2005 se sont chiffrées au dixième d'un équivalent temps plein (ETP).

En février 2005, une ressource supplémentaire a été créée afin de gérer la Loi sur la protection des renseignements personnels et la Loi sur l'accès à l'information à l'Administration centrale.

c) évaluations des facteurs relatifs à la vie privée

En 2002, le Conseil du Trésor a émis une politique qui exige des organisations fédérales assujetties à la Loi sur la protection des renseignements personnels qu'elles réalisent des évaluations des facteurs relatifs à la vie privée (éFVP) avant de mettre en oeuvre de nouveaux programmes, systèmes ou politiques, ou encore, avant d'apporter des modifications importantes à des programmes, des politiques ou des systèmes existants.

Durant la période faisant l'objet du présent rapport, DEO a réalisé une éFVP du Système d'information sur les ressources humaines (SIRH), un système intégré conçu pour répondre aux besoins en gestion des ressources humaines du Ministère. Le SIRH offre des informations essentielles sur les ressources humaines en termes de gestion des postes, de dotation en personnel, de formation et de gestion des congés. Ce système permet également de noter des renseignements personnels sur les employés, les candidats et les entrepreneurs, comme des renseignements sur les langues officielles, les évaluations de rendement, l'éducation, l'équité en matière d'emploi, les conflits d'intérêts, la sécurité et la gestion de carrière.

DEO a aussi réalisé des évaluations préliminaires des facteurs relatifs à la vie privée (éPFVP) sur deux projets : le Système de rapport et de mesure du rendement, ainsi que le projet de divulgation proactive des subventions et contributions. Les conclusions des deux éPFVP ont révélé que la mise en oeuvre de ces initiatives n'aurait aucun effet sur la protection des renseignements personnels, et ne nécessiterait donc pas d'éFPV complète.

d) Divulgation permise de renseignements personnels

Les renseignements personnels recueillis par DEO dans le cadre de ses programmes et de ses activités sont divulgués seulement pour l'usage auquel ils étaient destinés au départ, en conformité avec l'alinéa 8(2) a) de la Loi sur la protection des renseignements personnels. En 2004-2005, DEO n'a pas divulgué de renseignements personnels pour d'autres finalités, tel que défini aux alinéas 8(2) b) à m) inclusivement.