Appendices

Annexe A: Politique sur la protection des renseignements personnels

Objectif

Le ministère de la Diversification de l'économie de l'Ouest canadien (DEO) s'est engagé fermement à respecter l'esprit ainsi que les exigences de la Loi sur la protection des renseignements personnels (la Loi) qui repose sur le principe d'un gouvernement transparent et sur la responsabilité du Ministère de protéger les renseignements personnels. Cette politique ministérielle vise donc à assurer que le Ministère s'acquitte efficacement et de façon cohérente de ses responsabilités conformément aux dispositions de la Loi et du Règlement.

Énoncé

La présente politique est fondée sur la Loi sur la protection des renseignements personnels et le principe d'un gouvernement transparent qui en découle. Les objectifs de la politique sont les suivants :

• Faciliter la conformité législative et règlementaire, ainsi que renforcer l'application efficace par le Ministère de la Loi sur la protection des renseignements personnels et du Règlement;
• Assurer l'application uniforme de pratiques et de procédures dans l'administration de la Loi et du Règlement afin que les requérants obtiennent de l'aide pour présenter une demande de renseignements personnels;
• Assurer la protection et la gestion efficace des renseignements personnels en cernant, en évaluant, en surveillant et en atténuant les risques d'entrave à la vie privée dans les programmes et activités du gouvernement dans le cadre desquels des renseignements personnels sont recueillis, conservés, utilisés, divulgués ou détruits.

La politique vise l'atteinte des résultats suivants :

• De saines pratiques de gestion pour le traitement et la protection des renseignements personnels, y compris les numéros identificateurs;
• Des responsabilités clairement établies au sein de DEO en ce qui concerne la prise de décision et la gestion de la Loi sur la protection des renseignements personnels et du Règlement, y compris la formulation de réponses précises, complètes et en temps utile aux Canadiens, aux Canadiennes et les personnes présentes au Canada qui exercent leur droit d'accès aux renseignements personnels relevant du Ministère ou qui demandent que des corrections soient apportées à ces renseignements;
• La présentation de rapports cohérents destinés au public sur l'application de la Loi par l'entremise du  rapport annuel soumis au Parlement par le Ministère, de rapports de statistiques et de la publication annuelle d'Info Source préparée par le Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT);
• La détermination, l'évaluation et l'atténuation des facteurs et des risques d'entrave à la vie privée en ce qui concerne tous les programmes et les activités, nouveaux ou modifiés, nécessitant l'utilisation de renseignements personnels.

Exigences

La Politique sur la protection des renseignements personnels du SCT (1er avril, 2008), en particulier l'article 6 - Exigences de la politique, fournit les lignes directrices suivantes que le Ministère a adoptées :

• Délégation : Le responsable de l'institution fédérale (le ministre) doit déterminer si ses pouvoirs, attributions ou fonctions prévus par la Loi sur la protection des renseignements personnels seront délégués en vertu de la Loi.  Lorsque la décision de déléguer est prise, le ministère doit mettre en place un arrêté de délégation authentifié par le ministre spécifiant les fonctions que peuvent exercer les cadres ou employés de l'institution. Les pouvoirs, attribution ou fonctions pouvant être délégués sont inscrits dans l'annexe B de la politique du SCT.
• Sensibilisation à la protection de la vie privée : Le Ministère doit faire connaître aux employés les politiques, les procédures et leurs responsabilités légales aux termes de la Loi.
• Protection de l'identité du requérant : DEO doit veiller à ce que l'identité du requérant soit protégée, et à ce qu'elle ne soit divulguée qu'aux fins autorisées par la Loi et uniquement lorsque des personnes ont absolument besoin de la connaître pour exercer des fonctions et des attributions dans le cadre de la Loi.
• Traitement des demandes : Le Ministère doit établir des processus et des systèmes efficaces pour répondre aux demandes, notamment :
  • Charger les employés de fournir en temps utile des réponses précises et complètes aux demandes formulées en vertu de la Loi.
  • Mettre en ouvre des procédures écrites et des pratiques afin de s'assurer que tous les efforts raisonnables sont déployés pour prêter assistance au requérant pour qu'il reçoive une réponse précise, complète et en temps utile.
  • Établir des processus et des systèmes efficaces pour répondre aux demandes d'accès à des renseignements personnels et de correction de renseignements personnels, et documenter les délibérations et les décisions prises au sujet des demandes reçues en vertu de la Loi.
  • Établir des processus visant à assurer que l'examen de renseignements personnels demandés pour déterminer s'ils sont assujettis à la Loi et le cas échéant, s'ils peuvent faire l'objet d'une exception, et mener les consultations nécessaires pour le traitement des demandes présentées.
• Renseignements confidentiels du Cabinet : DEO consulterale Bureau du Conseil privé selon les procédures établies avant d'exclure des renseignements confidentiels du Cabinet.
• Contrats et ententes : Le Ministère prendra des mesures visant à garantir qu'il se conforme à la Loi  lors de la conclusion de contrats avec des organisations du secteur privé ou l'établissement d'accords ou d'ententes avec des organisations du secteur public lorsque des renseignements personnels sont échangés.
• Avis à l'intention du Commissaire à la protection de la vie privée : DEO avisera le commissaire à la protection de la vie privée de toute initiative prévue (loi, règlement, politique, programme) pouvant avoir rapport avec la Loi sur la protection des renseignements personnels ou l'une de ses dispositions, ou pouvant avoir une incidence sur la vie privée des Canadiens et Canadiennes.  Cet avis doit être transmis suffisamment tôt pour permettre au commissaire d'examiner les enjeux et d'en discuter.
• Utilisation du numéro d'assurance sociale : Le Ministère s'assurera de la conformité aux modalités et conditions particulières relatives à l'utilisation du numéro d'assurance sociale (NAS) et se conformera aux restrictions particulières relatives à sa collecte, son utilisation et sa divulgation.
• Évaluation des facteurs relatifs à la vie privée (ÉFVP) : DEO assurera, dans la mesure applicable, la réalisation, la mise à jour et la publication sur son site Web public des ÉFVP.
• Protocole de protection des renseignements personnels à des fins non administratives : Le Ministèreétablira un protocole de protection des renseignements personnels pour la collecte, l'utilisation et la communication de renseignements personnels à des fins non administratives, notamment à des fins de recherche, de statistique, de vérification et d'évaluation.
• Fichiers inconsultables : DEO consultera le Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada au sujet de toute proposition de création ou de retrait d'un fichier inconsultable, et présenter une demande précise au président du Conseil du Trésor pour toute proposition à ce sujet.
• Exigences en matière de surveillance et de rapports : Le coordonnateur ou la coordonnatrice de l'AIPRP est chargé de surveiller la conformité à la présente politique dans le cadre de l'administration de la Loi sur la protection des renseignements personnels, il ou elle doit :
  • préparer et déposer devant chaque chambre du Parlement un rapport annuel sur l'administration de la Loi;
  • présenter un rapport statistique sur l'administration de la Loi sur la protection des renseignements personnels au SCT;
  • consigner et présenter au SCT des descriptions nouvelles ou modifiées pour les fichiers de renseignements personnels; et
  • effectuer au moins une fois l'an une mise à jour du chapitre concernant le Ministère dans Info Source, y compris toutes propositions pour la constitution ou la modification de fichiers de renseignements personnels.

Procédures ministérielles

Le Ministère a élaboré un manuel des méthodes sur la protection des renseignements personnels à l'intention du personnel qui est chargé de l'application de la Loi. Le manuel fournit des détails pour appuyer la décision d'exclure ou de divulguer les renseignements personnels.

Le manuel fournit aussi des détails sur des sujets liés à la protection des renseignements personnels tels que l'évaluation des facteurs relatifs à la vie privée, le couplage de données, le numéro d'assurance sociale, ainsi que la création et l'enregistrement des fichiers renfermant des renseignements personnels.

Enfin, le manuel sert aussi d'outil de référence aux agents et agentes de liaison régionaux de l'AIPRP et au personnel. Il vise aussi à informer les employés du Ministère des répercussions de la Loi et à établir un réseau au sein de DEO pour assurer que les requérants auront une information de grande qualité.

Références

La Loi sur la protection des renseignements personnels s'appuie sur plusieurs instruments, politiques et méthodes réglementaires qui soutiennent certaines de ses dispositions et qui facilitent son interprétation et son application.  Parmi ces documents : 

Ministère de la Justice

• Loi sur l'accès à l'information : http://laws.justice.gc.ca/fr/A-1/8.html
• Règlement sur l'accès à l'information : http://laws.justice.gc.ca/fr/A-1/SOR-83-507/45.html
• Loi sur la Bibliothèque et les Archives du Canada : http://laws.justice.gc.ca/fra/L-7.7/20081010/page-1.html
• Loi sur la protection des renseignements personnels : http://laws.justice.gc.ca/fr/P-21/index.html
• Règlement sur la protection des renseignements personnels : http://laws.justice.gc.ca/fr/showtdm/cr/DORS-83-508//20090923
• Décret sur la désignation des responsables des institutions fédérales (Loi sur la protection des renseignements personnels) : http://laws.justice.gc.ca/fr/showtdm/cr/TR-83-114//20090923

Secrétariat du Conseil du Trésor

• Accès à l'information - Politiques et lignes directrices : http://publiservice.tbs-sct.gc.ca/pubs_pol/gospubs/tbm_121/siglist_f.asp
• Politique de communication du gouvernement du Canada : http://publiservice.tbs-sct.gc.ca/pubs_pol/sipubs/comm/comm_f.asp
• Code de la protection des renseignements personnels : http://www.tbs-sct.gc.ca/pubs_pol/gospubs/TBM_128/CHAP3_3-fre.asp
• Politique sur la sécurité : http://www.tbs-sct.gc.ca/pubs_pol/gospubs/tbm_12a/gsp-psg_f.asp
• Gestion de l'information - Politiques et lignes directrices : http://www.tbs-sct.gc.ca/pubs_pol/ciopubs/TB_GIH/siglist-fra.asp
• Politique sur la prévention et le règlement du harcèlement en milieu de travail : http://www.tbs-sct.gc.ca/pol/doc-fra.aspx?id=12414
• Politique sur la protection de la vie privée : http://www.tbs-sct.gc.ca/pol/doc-fra.aspx?evttoo=X&id=12510§ion=text
• Politique d'évaluation des facteurs relatifs à la vie privée : http://www.tbs-sct.gc.ca/pol/doc-fra.aspx?id=12450

Diversification de l'économie de l'Ouest Canada

• Manuel des méthodes de protection de la vie privée (disponible en anglais seulement)

En cas de divergence, la Loi sur la protection des renseignements personnels et le Règlement, les décrets, l'Instrument sur la délégation des pouvoirs du ministre, les lignes directrices ainsi que les politiques du Conseil du Trésor ont préséance sur la présente politique et les procédures ministérielles. 

Date d’entrée en vigueur

La présente politique a été approuvée lors d’une rencontre du Comité de responsabilisation de gestion de Diversification de l’économie de l’Ouest Canada, tenue le 19 novembre 2008, comme partie intégrante de son ensemble de politiques. Elle s’applique à tous les programmes et services du Ministère.

Contrôle des modifications de la politique

Numéro de modification	Date de diffusion	Auteur	Courte description des modifications
V1.0	19 novembre 2008	Barb Steele Agente AIPRP	Nouvelle politique ministérielle qui puise son fondement dans la Politique sur la protection des renseignements personnels du SCT diffusée en avril 2008.

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Annexe B

Information sur le site Web public de DEO

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Annexe C

Information sur le site intranet de DEO (AIPRP)

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Annexe D

Journée de la protection des données 2009