Rapport statistique 2008-2009 concernant la Loi sur la protection des renseignements personnels

Exigences en matière d'établissement de rapports supplémentaire Loi sur la protection des renseignements personnels

Exigences en matière d'établissement de rapports supplémentaire Loi sur la protection des renseignements personnels

Supplemental Reporting Requirements Privacy Act

Le Secrétariat du Conseil du Trésor surveille la conformité à la Politique sur l'Évaluation des facteurs relatifs à la vie privée (ÉFVP) (qui est entrée en vigueur le 2 mai 2002) par divers moyens. Les institutions sont donc tenues de déclarer les renseignements suivants pour cette période de déclaration. Veuillez indiquer le nombre : d'évaluations préliminaires des facteurs relatifs à la vie privée amorcées : ____0____ d'évaluations préliminaires des facteurs relatifs à la vie privée achevées : _____0___ d'évaluations des facteurs relatifs à la vie privée amorcées :___0___ d'évaluations des facteurs relatifs à la vie privée achevées :_____0___ d'évaluations des facteurs relatifs à la vie privée acheminées au Commissariat à la protection de la vie privée (CPVP) : __0___ Si votre institution n'a pas entrepris l'une ou l'autre des activités susmentionnées durant la période de rapport, cela doit être mentionné de façon explicite.

Treasury Board Secretariat is monitoring compliance with the Privacy Impact Assessment (PIA) Policy (which came into effect on May 2, 2002) through a variety of means. Institutions are therefore required to report the following information for this reporting period. Indicate the number of: Preliminary Privacy Impact Assessments initiated: ____0___ Preliminary Privacy Impact Assessments completed: ___0___________ Privacy Impact Assessments initiated:___0____ Privacy Impact Assessments completed:___0____ Privacy Impact Assessments forwarded to the Office of the Privacy Commissioner (OPC): _______0________ If your institution did not undertake any of the activities noted above during the reporting period, this must be stated explicitly.

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Interprétation du rapport statistique

1. Demandes reçues en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels
   
   Entre le 1^er avril 2008 et le 31 mars 2009, DEO a reçu deux demandes de renseignements personnels en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels. Les deux demandes ont été traitées durant la période couverte par ce rapport, dont une au cours du délai initial de 30 jours et une dans un délai de 31 à 60 jours.
   
   Les deux demandes provenaient d'un employé de DEO.  La personne n'arrivait pas à déterminer si la demande devait être faite en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels ou de la Loi sur l'accès à l'information en dépit des explications données.  Les renseignements sur une des demandes ont été divulgués en partie, et aucun dossier n'a été trouvé pour répondre aux exigences de la seconde demande, car elle concernait des renseignements personnels relatifs à d'autres personnes que le demandeur.
2. Exceptions invoquées
   
   Les articles 25 et 26 ont été invoqués à une occasion pour protéger les renseignements personnels relatifs à des personnes autres que le demandeur. Tous les autres renseignements ont été divulgués en totalité.
3. Divulgation permise de renseignements personnels
   
   Les renseignements personnels recueillis par DEO dans le cadre de ses programmes et de ses activités sont divulgués seulement pour l'usage auquel ils étaient destinés au départ, en conformité avec l'alinéa 8(2)a) de la Loi sur la protection des renseignements personnels. En 2008-2009, DEO n'a pas divulgué de renseignements personnels pour d'autres finalités, tel que défini aux alinéas 8(2)e), f) ou m).
4. Coûts organisationnels pour appliquer la Loi
   
   Les coûts salariaux totaux associés à l'application de la Loi sur la protection des renseignements personnels pour 2008-2009 sont estimés à 19 438 $. Les autres coûts s'élèvent à 9 020 $ pour un total de 28 458 $. Les coûts pour 2007-2008 se montaient à un total d'environ 2 500 $.
   
   On peut attribuer cette importante augmentation des coûts à la nature des demandes, à d'autres activités relatives aux questions de protection des renseignements personnels internes, des activités reliées à Info Source et aux dépenses liées à la formation du personnel.
   
   Les ressources humaines nécessaires pour appliquer la Loi en 2008-2009 sont fixées à 15 p. 100 d'un équivalent plein temps.

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Évaluation des facteurs relatifs à la vie privée

En 2002, le Conseil du Trésor a émis une politique qui exige des organisations fédérales assujetties à la Loi sur la protection des renseignements personnels qu'elles réalisent des évaluations des facteurs relatifs à la vie privée (ÉFVP) avant de mettre en oeuvre de nouveaux programmes, systèmes ou politiques, ou encore, avant d'apporter des modifications importantes à des programmes, des politiques ou des systèmes existants.

Durant la période visée par le présent rapport, DEO n'a réalisé aucune ÉFVP. Par conséquent, aucune ÉFVP n'a été transmise au Commissariat à la protection de la vie privée du Canada.

En novembre 2008, l'agent de l'AIPRP a rencontré des fonctionnaires du SCT pour discuter des ÉFVP et pour s'assurer que le Ministère répondait à ses obligations à cet égard.  Bien que le Ministère ait élaboré et administré de nouveaux programmes de financement de la part d'autres ministères fédéraux (p. ex divers programmes d'infrastructure et les programmes d'adaptation économique des collectivités), les fonctionnaires du SCT ont confirmé que des ÉFVP devaient être effectuées seulement lorsque le Ministère recueillait de nouveaux renseignements personnels.

Le Ministère poursuit ses activités visant à assurer que les préoccupations concernant la protection de la vie privée sont prises en compte lorsque de nouveaux programmes et activités font l'objet de discussions.

Jusqu'à maintenant, DEO n'a affiché aucun compte-rendu concernant des ÉFVP sur son site Web.

Activités de partage et de couplage des données

DEO n'a pas encore mis sur pied de systèmes ou de processus menant au couplage et au partage des données relatives aux renseignements personnels, que ce soit au sein du Ministère ou de toute autre source externe.

La section de l'AIPRP continue d'examiner les procédés opérationnels qui sont portés à son attention et les procédés établis en vue d'assurer le suivi des activités de couplage de données qui pourraient avoir lieu au sein du Ministère ou avec des sources externes à l'avenir.