Section de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels

En vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels, le ministre de l'Environnement et ministre principal responsable de la Diversification de l'économie de l'Ouest canadien, a délégué ses pouvoirs et ses responsabilités au directeur exécutif, Finances et Gestion ministérielle (coordonnateur de l'AIPRP) et au gestionnaire, Administration intégrée (adjoint au coordonnateur de l'AIPRP).  Ceux-ci sont responsables de l'élaboration, de la coordination et de la mise en oeuvre de politiques, lignes directrices, systèmes et procédures efficaces visant à faire en sorte que le ministre puisse assumer ses responsabilités aux termes de la Loi et à permettre la divulgation et le traitement appropriés de l'information.  Le coordonnateur est aussi chargé des politiques, des systèmes et des procédures connexes découlant de cette Loi.

Un agent de l'AIPRP à temps plein de l'Administration intégrée de DEO aide le coordonnateur et son adjoint dans leurs tâches relatives à l'accès à l'information et à la protection des renseignements personnels.  Un conseiller de l'AIPRP peut être appelé à fournir un appui supplémentaire au besoin.  Des agents régionaux de liaison de l'AIPRP (ARLA) sont nommés dans chacun des bureaux régionaux (Colombie-Britannique, Alberta, Saskatchewan, Manitoba ainsi qu'au bureau de liaison d'Ottawa et à l'administration centrale).  Les ARLA sont les personnes à contacter pour la recherche de documents demandés en vertu de l'AIPRP, et ils assurent la liaison entre la section de l'AIPRP et le personnel des régions en ce qui concerne les demandes.

La Section de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels s'occupe des activités suivantes :

• le traitement des demandes en application de la Loi;
• les réponses aux consultations soumises par d'autres institutions fédérales au sujet des documents de DEO susceptibles d'être publiés;
• l'élaboration et la mise en oeuvre des politiques, procédures et lignes directrices visant à faire en sorte que la Loi soit respectée par le personnel du Ministère;
• les efforts pour bien faire connaître la Loi au sein de DEO afin que le personnel respecte les obligations imposées par la législation;
• la préparation des rapports annuels et des statistiques destinés au Parlement et d'autres rapports prévus par la Loi, comme Info Source, ainsi que les autres documents que peuvent demander les organismes centraux;
• la représentation de DEO dans les rapports avec le Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada, le commissaire à l'information et à la protection de la vie privée et les autres ministères et organismes fédéraux concernant l'application de la Loi au sein du Ministère;
• les mesures de contrôle pour s'assurer que le Ministère respecte la Loi, les règlements d'application ainsi que les procédures et politiques pertinentes;
• l'offre continue de conseils aux cadres supérieurs et aux employés du Ministère sur la gestion de l'information et les exigences en matière de protection des renseignements personnels.

À la suite d'une réorganisation à l'Administration centrale en janvier 2009, un nouveau coordonnateur ministériel de l'AIPRP a été nommé. La nouvelle ordonnance des délégations confère les pouvoirs au directeur exécutif, Finances et Gestion ministérielle, et au gestionnaire, Administration intégrée, qui assume les tâches à titre de coordonnateur adjoint de l'AIPRP.

Politiques et procédures ministérielles

Le comité exécutif de DEO a approuvé une nouvelle politique sur la protection des renseignements personnels le 19 novembre 2008 (voir l'annexe A). Cette politique est fondée sur la Loi sur la protection des renseignements personnels, ses règlements et les principes de gouvernement transparent sur lesquels elle s'appuie, et elle est soutenue par le Manuel des méthodes sur la protection des renseignements personnels.

Par la suite, en novembre 2008, un examen du Manuel des procédures sur la protection des renseignements personnels a été effectué et il a été décidé de le scinder en deux, une partie traite de l'accès à l'information et l'autre de la protection des renseignements personnels. Le Manuel a été révisé pour être conforme aux processus actuels du Ministère et pour s'assurer qu'il respecte les modifications apportées à la législation. Le nouveau manuel a été mis à la disposition des agents régionaux de liaison de l'AIPRP. Tout le personnel de DEO peut aussi y accéder au moyen de DEOnet, le site intranet du Ministère (voir l'annexe C). Le manuel fera l'objet d'une mise à jour au moins une fois l'an pour s'assurer qu'il intègre les modifications apportées aux politiques ou aux procédures.

Info Source

En janvier 2008, le comité exécutif de DEO a approuvé la création d'un comité de direction d'Info Source.  L'objectif du comité est d'aider le Ministère à améliorer sa responsabilité de gestion, conformément aux diverses exigences d'établissement de rapports du Cadre de responsabilisation de gestion, Composantes de la gestion n^o 12 - Efficacité de la gestion de l'information, qui examine et évalue le rendement du Ministère et le degré auquel il se conforme aux exigences de divulgation dans Info Source.  À la suite du travail du Comité, et du travail considérable de l'agent de l'AIPRP, DEO a grandement amélioré ses listes d'Info Source pour la publication Sources de renseignements fédéraux.  DEO a collaboré étroitement avec son analyste du SCT pour améliorer sa liste et cette aide a été grandement appréciée.

Une nouvelle catégorie de renseignements personnels a été ajoutée en 2008 pour la recherche d'opinion publique, et le Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT) a également approuvé huit (8) nouveaux fichiers ordinaires de renseignements personnels (FRP) pour le Ministère.

À la suite de l'évaluation (ronde V) du Cadre de responsabilisation de gestion, DEO a créé et soumis quatre nouveaux FRP au SCT en 2008-2009. Ils ont tous été retirés à la demande des représentants du SCT, car de nouvelles normes ont été ou seront établies pour les FRP.

L'évaluation (ronde VI) publiée en mai 2009 par le portefeuille du Conseil du Trésor (PCT) a accordé à DEO une note « acceptable » selon l'élément de preuve 12.3.  Le PCT a souligné que DEO pourrait avoir besoin de banques d'informations personnelles spéciales ou de catégories d'informations personnelles pour : ses sondages sur la satisfaction des clients; ses recherches économiques et ses études de marché - en soutien à ses projets et initiatives de recherche (demandes de financement pour la recherche) et ses propositions de demandes de financement.

• Sondages sur la satisfaction des clients : DEO a consulté la section de la politique sur la protection des renseignements personnels du SCT qui l'a informé que les normes des communications publiques des FRP sont en train d'être révisées pour inclure les sondages sur la satisfaction des clients et les recherches d'opinion publique.  DEO s'est déjà inscrit pour ces FRP.  Le Ministère examine également sa catégorie de renseignements personnels pour les recherches d'opinion publique et pense que les sondages sur la satisfaction des clients s'inscrivent dans cette catégorie.  Cependant, des améliorations seront intégrées aux renseignements existants afin d'assurer que cet aspect soit inclus de façon claire.
• Recherches économiques et études de marché : Les recherches et les études de marché réalisées par DEO l'ont été au moyen de contrats de services spécialisés (WED-PSU-912) ou de programmes de subventions et contributions.  Les représentants du SCT ont demandé à DEO de retirer ses FRP le 25 mars 2009, car de nouvelles normes sont en train d'être crées pour les FRP.  Le Ministère utilisera ces nouvelles normes pour ses inscriptions à Info Source lorsqu'elles seront finalisées.  Le ministère n'établira pas une catégorie de renseignements personnels pour les recherches économiques et les études de marché car ces renseignements peuvent être obtenus facilement en consultant les dossiers des contrats ou des projets.
• Demandes de financement : Tel que souligné ci-dessus, on a demandé à DEO de retirer ses FRP sur les subventions et les contributions le 25 mars 2009, car de nouvelles normes sont entrain d'être crées pour les FRP.  Le Ministère utilisera ces nouvelles normes pour ses inscriptions à Info Source lorsqu'elles seront finalisées.  Les FRP couvraient les demandes de financement reçues par le Ministère.  Le Ministère n'établira pas une catégorie de renseignements personnels pour les demandes de financement car ces renseignements peuvent être obtenus facilement en consultant les dossiers des projets ou les banques de données sur les projets.

L'évaluation ne souligne pas que le SCT a déterminé comme meilleure pratique au gouvernement fédéral le rapport annuel 2007-2008 de DEO au Parlement, et qu'il a communiqué cette information aux autres ministères.

Formation sur la protection des renseignements personnels et sensibilisation

Personnel de DEO : Tous les bureaux du Ministère ont tenu des séances de formation sur l'AIPRP à l'intention de tout le personnel en 2008-2009, et environ les deux tiers des employés y ont participé.  La partie de la séance portant sur la protection des renseignements personnels fournissait aux employés un aperçu de la Loi sur la protection des renseignements personnels, des renseignements sur ce que sont les renseignements personnels et la façon de les protéger, la comparaison des données, et les évaluations des facteurs relatifs à la vie privée.

Par contre, peu de cadres ou de principaux intervenants qui auraient pu bénéficier de cette formation figuraient parmi les participants. Le Ministère examine la possibilité d'offrir des séances plus ciblées à l'avenir.

Endroit	Date	Nombre de séances	Nombre de participants
Winnipeg	3 septembre	1	24
Vancouver	17 septembre	2	52
Saskatoon	1er octobre	2	38
Ottawa	18 novembre	1 - français	1
	19 novembre	1 - anglais	9
Edmonton	26 novembre	1 - Région de l'Alberta	30
		1 - Administration centrale	27
Calgary	13 janvier	1	9
TOTALS		10	190

Le coordonnateur de l'AIPRP, son adjoint et l'agent de l'AIPRP ont aussi offert régulièrement des conseils aux ARLA et au personnel du Ministère sur des questions liées à l'AIPRP, pour accroître la sensibilisation à l'égard de la Loi, et pour expliquer comment le Ministère traite les demandes et applique les exceptions et les exclusions lorsqu'elles sont nécessaires.

Formation du personnel de l'AIPRP : L'agent de l'AIPRP a participé à la conférence nationale de l'Association canadienne d'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels qui a eu lieu à Ottawa, en Ontario, et à une réunion de la communauté de l'AIPRP en novembre 2008.

L'adjoint au coordonnateur de l'AIPRP a suivi une séance de formation d'une journée avec le conseiller en AIPRP en septembre 2008 sur le rôle et responsabilités d'un coordonnateur de l'AIPRP.

Événements de sensibilisation à la protection des renseignements personnels : DEO a souligné la Journée de la protection des données, le 28 janvier 2009, avec des messages aux employés et des affiches « Pensez-y avant de recycler » qui ont été placées dans tous les bureaux du Ministère (voir l'annexe D).  Le Ministère prévoit faire de cette journée de sensibilisation un événement annuel.

De plus, DEO continue à faire appel à la responsabilité individuelle en ce qui a trait à la sécurité, la protection et la manutention de l’information au cours de la Semaine de sensibilisation à la sécurité. Le Ministère a développé ce thème créé pour la Journée de la protection des données en soulignant que les Canadiens et les Canadiennes s’attendent à ce que l’information que nous collectons, créons et manipulons soit traitée avec les plus grands soins et respect.

Arrêté sur la délégation en vertu de la Loi sur l’accès à l’information et la protection des renseignements personnels

 

Délégation des pouvoirs, fonctions et attributions en vertu de l’article 73
de la Loi sur la protection des renseignements personnels
Diversification de l’économie de l’Ouest Canada

Article	Description	Directeur exécutif, Finances et Gestion ministérielle	Gestionnaire, Administration intégrée
8(2)(j)	Communication à des fins de recherche	X	X
8(2)(m)	Communication dans l’intérêt public ou d’une personne	X	X
8(4)	Conservation des copies des demandes en vertu de 8(2)e)	X	X
8(5)	Avis de communication en vertu de 8(2)m)	X	X
9(1)	Conservation d’un relevé des cas d’usage	X	X
9(4)	Usages compatibles	X	X
10	Versement des renseignements personnels dans des fichiers de renseignements personnels	X	X
14	Notification lors de demandes de communication	X	X
15	Prorogation du délai	X	X
17(2)(b)	Version de la communication	X	X
17(3)(b)	Communication sur support de substitution	X	X
18(2)	Exception (fichiers inconsultables) – autorisation de refuser	X	X
19(1)	Exception – renseignements obtenus à titre confidentiel	X	X
19(2)	Exception – cas où la divulgation est autorisée	X	X
20	Exception – affaires fédérales-provinciales	X	X
21	Exception - affaires internationales et défense	X	X
22	Exception – application de la loi et enquêtes	X	X
22.3	Exception – Loi sur la protection des fonctionnaires divulgateurs d’actes répréhensibles	X	X
23	Exception – enquêtes de sécurité	X	X
24	Exception – individus condamnés pour une infraction	X	X
25	Exception – sécurité des individus	X	X
26	Exception – renseignements concernant un autre individu	X	X
27	Exception – secret professionnel des avocats	X	X
28	Exception – dossiers médicaux	X	X
33(2)	Droit de présenter ses observations	X	X
35(1)	Conclusions et recommandations du Commissaire à la protection de la vie privée (plaintes)	X	X
35(4)	Communication accordée	X	X
36(3)	Rapport des conclusions et recommandations (fichier inconsultable)	X	X
37(3)	Rapport des conclusions et recommandations du Commissaire (Contrôle d’application)	X	X
51(2)(b)	Règles spéciales (auditions)	X	X
51(3)	Présentation d’arguments en l’absence d’une partie	X	X
70	Refus de communication – Documents confidentiels du Cabinet	X	X
72(1)	Rapports au Parlement	X	X
77	Responsabilités attribuées au responsable de l’institution par règlement fait en vertu de l’article 77 qui ne sont pas incluses ci-dessus	X	X

 

Délégation des pouvoirs, fonctions et attributions en vertu de l’article 73 duRèglement sur la protection des renseignements personnels

Article	Description	Directeur exécutif, Finances et Gestion ministérielle	Gestionnaire, Administration intégrée
9	Fournir des installations convenables et fixer un moment pour examiner les renseignements personnels	X	X
11(2)	Avis que les corrections demandées ont été effectuées	X	X
11(4)	Avis que les corrections demandées ont été refusées	X	X
13(1)	Le cas échéant, autoriser la communication des renseignements personnels concernant son état physique ou mental à un médecin ou à un psychologue en situation légale d’exercice, afin que celui-ci puisse donner son avis quant à savoir si la prise de connaissance de ces renseignements par l’individu lui porterait préjudice.	X	X
14	Le cas échéant, communiquer les renseignements personnels concernant son état physique ou mental à l’individu en la présence d’un médecin ou à un psychologue en situation légale d’exercice.	X	X