Conception et prestation

Conception et prestation adéquates

La conception et la prestation du programme sont-elles toujours adéquates?

Les principaux répondants et les bénéficiaires ayant participé au sondage étaient souvent au courant du PDEO avant de recevoir un financement pour le projet en cours. Ils ont appris l'existence du PDEO de différentes façons, telles que par des sources liées au Ministère, d'autres organismes fédéraux et diverses associations. Dans l'ensemble, la conception et la prestation du programme demeurent adéquates. Cependant, certaines modifications à la conception et à la prestation actuelles ont été proposées.

Les bénéficiaires qui ont participé au sondage et les principaux répondants qui ont pris part aux projets ont précisé que des consultations et des conseils utiles ont été offerts par le personnel du Ministère et que ces renseignements ont été utilisés principalement aux étapes initiales d'un projet et pour la planification du projet. Il était facile d'obtenir des renseignements sur le PDEO et sur le processus d'approbation, et les agents de programmes étaient disponibles pour répondre aux questions et fournir des renseignements utiles sur le processus de surveillance et de paiement. Les bénéficiaires du financement ont convenu que la déclaration du temps et des efforts était raisonnable.

Les suggestions d'amélioration traitaient principalement de la surveillance et de la mesure du succès et comprenaient un centre d'intérêt sur la clarté et la simplification du processus d'approbation et d'établissement de rapports ainsi que sur l'établissement d'une sensibilisation améliorée au programme.

Sensibilisation et méthodes de sensibilisation relative au financement du PDEO

Le PDEO et l'ensemble du Ministère sont bien connus dans l'Ouest pour le financement de projets et de programmes conçus pour améliorer et accroître le développement et la diversification de l'économie de l'Ouest. Selon les répondants bénéficiaires, 64,7 % étaient au courant du programme avant de travailler au PDEO.

Tableau 6-1
Méthode pour obtenir des renseignements sur la disponibilité de financement

Méthode	Pourcentage
Association(s) nationale(s) ou provinciale(s)	28,6 %
Personnel de DEO/PDEO	26,5 %
Site Web de DEO/PDEO	15,5 %
Bureau régional	15,3 %
Conférence/Présentation/Atelier/Forum/Colloque/Kiosque	13,3 %
Organisme communautaire	12,8 %
Collaboration, bouche à oreille	11 %
Certaines formes de médias (Internet, nouvelles, courrier)	4,2 %
Ancienne association, membre d'un réseau de DEO	4,2 %
Autres méthodes de moins de 3 %	3,9 %
Ne sait pas	8,5 %

n=1 042. Le calcul des totaux donne plus de 100 % en raison des réponses multiples. Référence : Sondage auprès des bénéficiaires

Relations avec le personnel du Ministère

Les principaux répondants étaient unanimement d'accord en ce qui concerne l'utilité d'entreprendre des activités de consultation et/ou de planification avec la direction et le personnel du Ministère. Les membres du personnel ont été décrits comme des personnes compétentes encourageantes avec lesquelles il est facile de communiquer, efficaces, qualifiées, professionnelles, intéressées, prêtes à collaborer, transparentes, ouvertes et innovatrices.

En ce qui concerne les discussions sur les exigences d'établissement de rapports, 79,5 % des bénéficiaires ont mentionné que les fonctionnaires du Ministère étaient disponibles pour répondre à leurs questions relatives au processus de surveillance et de paiement. De plus, 75,5 % des bénéficiaires ont convenu que les renseignements sur le processus d'approbation du financement et sur le PDEO étaient faciles à obtenir.

Satisfaction relative au processus

Les bénéficiaires du programme sont-ils satisfaits du processus d'approbation, de surveillance et de paiement?

Les bénéficiaires qui ont participé au sondage étaient satisfaits de toutes les étapes du processus d'approbation du financement ainsi que du processus de surveillance et de paiement, et ils ont estimé que la structure de gestion permettait d'obtenir une approbation efficiente et un paiement en temps opportun pour les projets. Certaines insatisfactions ont été formulées relativement à la difficulté avec le processus d'établissement de rapports, le temps requis pour recevoir l'approbation et la nature complexe des questions financières. La satisfaction relative au processus a été obtenue après l'établissement de relations clés et d'une communication efficace avec le personnel du Ministère. Les répondants non financés, tirés des études de cas, ont précisé que le personnel était efficace, mais qu'ils n'avaient pas reçu suffisamment de renseignements sur la raison pour laquelle ils n'étaient pas admissibles à recevoir des fonds.

Les principaux répondants ont formulé certaines suggestions d'amélioration, y compris la précision et la simplification du processus d'approbation et d'établissement de rapports, des engagements de financement plus longs en vue de limiter les incertitudes et des renseignements supplémentaires sur les critères de financement.

La satisfaction des bénéficiaires du financement relativement au processus d'approbation, de surveillance et de paiement

Dans l'ensemble, 76,6 % des bénéficiaires qui ont participé au sondage ont mentionné qu'ils étaient satisfaits des processus de sélection, d'approbation, de surveillance et de paiement utilisés par le PDEO, et 23,3 % ont souligné qu'ils étaient satisfaits de leur niveau de communication avec le personnel (tableau 6-2). L'insatisfaction avait largement trait à la nature compliquée du processus d'établissement de rapports (4,2 %) et à la durée du processus d'approbation (4,1 %).

Tableau 6-2
Motifs de satisfaction et d'insatisfaction

Catégorie	Pourcentage
Satisfaction
Bonne communication/information, personnel efficace	23,3 %
Aucune question ni plainte, satisfait	21,3 %
Besoins comblés, bon projet, projet approuvé, processus efficace	15,4 %
Bon programme ou processus, opportun, efficient, clair	15,3 %
Autres raisons liées à la satisfaction de moins de 3 %	1,3 %
Insatisfaction
Établissement de rapports - trop difficile, onéreux, nécessite beaucoup de temps, trop de rapports et de paperasserie, répétitif	4,2 %
Processus d'approbation trop long	4,1 %
Autres raisons liées l'insatisfaction de moins de 3 %	14,6 %

n=901. Référence : Sondage auprès des bénéficiaires

En ce qui concerne le processus de surveillance et de paiement, 78,5 % des bénéficiaires qui ont participé au sondage conviennent que le processus était opportun, 78,9 % ont estimé que le paiement était opportun et 82,7 % ont estimé que les exigences d'établissement de rapports étaient décrites adéquatement. Dans l'ensemble, 84,1 % des répondants étaient satisfaits du processus de surveillance et de paiement.

Satisfaction des non-bénéficiaires relativement au processus de sélection et d'approbation

Les répondants non financés, tirés des études de cas, ont mentionné que le travail avec le personnel était utile, mais que la communication n'était pas toujours rapide après la présentation d'une proposition. De plus, tous les répondants ont mentionné qu'ils n'étaient pas certains de la raison pour laquelle ils n'avaient pas reçu de financement et qu'ils se demandaient si les priorités avaient été modifiées ou si l'approbation avait été refusée pour une toute autre raison.

Modifications apportées à la conception et à la prestation

Les principaux répondants ont mentionné que la structure actuelle est souple et que des changements ont déjà été mis en œuvre pour l'amélioration des normes de service et des demandes. Certains des principaux répondants ont souligné que la paperasserie était un fardeau, qu'elle nécessitait beaucoup de temps et qu'elle était onéreuse et/ou difficile à remplir (particulièrement pour les petites entreprises ou les organismes sans but lucratif). Selon les bénéficiaires du financement, les règles de vérification ont également causé des difficultés pratiques qui n'ont pas favorisé l'atteinte de résultats optimaux dans le cadre de leurs projets. Les autres questions précisées par les principaux répondants comprennent les temps d'attente trop longs pour l'approbation et la nécessité d'améliorer la transparence, la régularité et le processus de financement, en plus de favoriser la sensibilisation au programme et d'en faire la publicité. Les modifications précisées par les principaux répondants relativement à la conception et à la prestation comprennent ce qui suit :

• Simplifier les processus internes, tels que l'évaluation, la prise de décisions et la surveillance, tel que l'indique le groupe d'experts (voir l'annexe E pour obtenir des détails).
  
  
• Améliorer la clarté de la programmation, mettre à niveau les activités et permettre des avances d'argent.
  
  
• La modification des règles de vérification a également causé des difficultés pratiques qui n'ont pas favorisé l'atteinte de résultats optimaux dans le cadre de leurs projets.
  
  
• Des échéances de projet prolongées, car la mise en œuvre de certains projets nécessite plus de temps que prévu ou les projets peuvent durer plus longtemps que prévu.
  
  
• Simplifier le processus de demande en simplifiant les exigences de demande et d'établissement de rapports, particulièrement pour les petites organisations.
  
  
• Permettre de présenter les demandes en ligne.
  
  
• Permettre des engagements de financement plus longs en vue de réduire les incertitudes relatives au financement annuel et d'améliorer l'efficacité de la planification à long terme.
  
  
• Accroître l'échange de renseignements sur les critères d'admissibilité au financement.

Structure de gestion du Ministère

Le Ministère a-t-il établi une structure de gestion efficace pour les divers sous programmes et les diverses sous ententes qui sont soutenus par le PDEO?

Pratiques de gestion des risques du PDEO

Il existe un système de gestion des risques pour les projets²⁰ . Le système permet d'examiner les critères, tels que l'importance, le profil, la visibilité ou la réputation, la complexité du projet, ainsi que les risques qu'un projet n'atteigne pas les résultats attendus ou les incidences connexes, afin d'évaluer le niveau de risque (faible, moyen, élevé).

Les agents de projet tentent de réduire les risques précisés à des niveaux acceptables au cours de l'étape de diligence raisonnable. Les agents de projet stipuleront des conditions particulières dans l'accord de contribution qui auront pour effet de limiter les projets qui comportent des risques élevés. Ces conditions peuvent être formulées au cours des étapes initiales d'un projet ou de façon continue.

S'il est impossible de réduire ou d'atténuer les facteurs de risque par les conditions dans l'accord de contribution, le projet ne peut aller de l'avant. Toutefois, si un projet comporte des risques élevés, il peut tout de même être approuvé, selon les types d'avantages considérables qui peuvent être obtenus et les facteurs d'atténuation que les agents de projet peuvent mettre en place.

Système d'établissement de rapports sur les résultats

L'examen des dossiers de projet a révélé que les RDR et les DAP sont remplis pour tous les projets. Ces RDR et DAP comportent des systèmes de mesure des résultats fondés sur les projets qui sont incorporés dans les contrats. De plus, les dossiers comprennent les progrès et les rapports finaux des projets. La direction et le personnel ont mentionné que l'établissement de rapports fait partie de l'entente contractuelle et que chaque projet passe par un processus d'élaboration et d'évaluation, et un système de suivi permet de décrire les résultats, les indicateurs de base, les résultats progressifs et les résultats attendus. La direction et le personnel ont souligné l'utilité de l'outil d'évaluation de projet et du portail de projet pour assurer le suivi d'un projet tout au long de son cycle de vie.

Lacunes dans les renseignements fournis ou recueillis

Les principaux répondants ont précisé que la lacune la plus importante dans les mécanismes d'établissement de rapports est le suivi à long terme et l'évaluation des incidences à long terme des investissements du Ministère dans le cadre du PDEO. Les renseignements relatifs aux contributions concrètes n'étaient pas toujours précisés dans les dossiers. Ce type de renseignements pourrait constituer une forme importante de mise à niveau aux fins d'évaluation. Cette observation est soutenue par l'examen des dossiers qui indiquaient un suivi minimal des projets après la fin du financement du Ministère. Certains rapports d'étape et des rapports finaux tirés de l'examen des dossiers ne traitaient pas régulièrement des indicateurs décrits dans les RDR.

En ce qui concerne les améliorations au système d'établissement de rapports, les principaux répondants ont formulé les suggestions qui suivent :

• Renforcer les capacités, en particulier pour les petites organisations, afin d'améliorer les exigences d'établissement de rapports.
• Favoriser la clarté des exigences d'établissement de rapports, particulièrement en ce qui concerne les résultats, les indicateurs, les échéances, les jalons et les modèles financiers.

---