Diversification de l'économie de l'Ouest Canada
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Plan d’action de la gestion (Juin 2008)
| Recommandation | Plan d'action | Responsabilité | Date d'achèvement attendue |
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1. Si DEO établit des programmes semblables dans l'avenir, les risques associés aux projets devront être réévalués de façon périodique. Les risques ne sont pas immuables et doivent être réévalués pendant le cycle de vie du projet. |
Depuis que ce programme a été supprimé en 2005, DEO a mis au point un nouveau cadre de cotation des risques; ce cadre est appliqué à tous les projets, et son utilisation est exposée dans le relevé des mesures de diligence raisonnable à l'étape de l'évaluation, ainsi que dans le dossier de projet aux étapes de la surveillance et du paiement. Les évaluations des risques sont mises à jour à la lumière de plusieurs facteurs de risque, et on leur attribue une cote numérique (risques élevés, moyens ou faibles). Cette cote influe sur les conditions de performance et de paiement imposées au bénéficiaire et sur les procédures de surveillance suivies par DEO (depuis l'examen accéléré de la réclamation jusqu'à l'obligation de réaliser une vérification). | Sous-ministres adjoints régionaux | Terminé |
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2. DEO devrait adapter ses processus de surveillance et de diligence raisonnable pour qu'ils soient proportionnels au niveau de risque cerné au moment de l'évaluation. |
Cette recommandation est déjà mise en œuvre, comme le montre la réponse à la recommandation 1. Les mesures prises pour atténuer ou gérer les risques d'un projet ou promoteur sont exposées dans le relevé des mesures de diligence raisonnable ainsi que dans le dossier de projet aux étapes de la surveillance et du paiement. À l'étape de l'évaluation du projet, les risques liés à celui-ci ou à son promoteur sont soulevés et abordés avant la finalisation du relevé des mesures de diligence raisonnable. Par exemple, avant de soumettre un projet à l'approbation, on demandera au promoteur d'augmenter sa contribution si un fort risque est associé au financement gouvernemental. Les facteurs de risque résiduels sont ensuite atténués par la stipulation de certaines conditions spéciales (initiales ou permanentes) dans l'entente de contribution. À l'étape de la surveillance et du paiement, un système modifié de cotation des risques sert à déterminer le niveau requis de surveillance/d'examen/de suivi. Cette évaluation influe sur les conditions de performance et de paiement imposées au bénéficiaire et sur les procédures de surveillance suivies par DEO (depuis l'examen accéléré de la réclamation jusqu'à l'obligation de réaliser une vérification). |
Sous-ministres adjoints régionaux | Terminé |
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3. DEO devrait s'assurer que les dossiers contiennent la documentation requise quand des circonstances exceptionnelles se produisent. Il devrait y avoir au dossier au moins de la documentation qui soutient et explique toute décision importante prise relativement au projet par un membre compétent de la direction. |
En 2007-2008, DEO a introduit une trousse normalisée de gestion des réclamations. On y trouve notamment une liste de vérification des activités d'examen des réclamations, selon laquelle l'agent de révision des paiements chargé de l'examen de la réclamation doit s'arrêter sur toute circonstance exceptionnelle relevée et fournir à ce sujet la documentation requise. La trousse comprend également, à l'annexe A2, un rapport d'examen et de suivi, où l'agent inscrit les circonstances exceptionnelles, problèmes ou difficultés s'étant produits pendant le traitement de la réclamation, et où il explique les correctifs pris. Dans les régions de la C. B. et de l'Alberta, les gestionnaires compétents approuvent ce formulaire, et dans toutes les régions, on fait un suivi sur les problèmes relevés pendant le traitement. Dans le cas de problèmes sérieux, DEO peut procéder à des modifications, lesquelles nécessitent documentation et approbation, conformément à la procédure prescrite et à la délégation du pouvoir de modification. Lors de la formation des gestionnaires et des agents et des examens des dossiers par la haute direction, on insiste sur l'importance de l'établissement d'une documentation. | Sous-ministres adjoints régionaux | En cours |
